Ne paslaptis, jog renginio ar šventės organizavimas reikalauja ne tik daug laiko bei pastangų, bet ir nemažai finansų. Renginio biudžetas yra apskaičiuojamas keliais būdais - kiekvienas organizatorius renkasi sau patogesnį. Galima galvoti, kaip skaičiuoti renginio biudžetą žmogui – kiek išlaidų teks vienam dalyviui ar svečiui, arba skaičiuojamos bendros išlaidos, kurios patiriamos, planuojant šventę. Nors abu būdai yra puikūs, tačiau reikėtų turėti omenyje, jog neskiriant pakankamai dėmesio pačiam planavimo procesui, išlaidos bus itin didelės. Norint to išvengti, šiame straipsnyje aptarsime, kaip jas optimizuoti bei sutaupyti, renkantis renginio vietą, reikiamą įrangą, pramogas bei kita.
Pasirinkite tinkamą renginio vietą
Visų pirmiausia, nuo ko rekomenduojama pradėti, tai išsirinkti renginio vietą. Būtent ji neretai sudaro didelę išlaidų dalį, todėl labai svarbu rasti tokią, kuri atitiktų jūsų poreikius bei turimą biudžetą. Atkreipkite dėmesį, kad renginio vietoje tilptų norimas dalyvių ar svečių skaičius, kad visi jie galėtų laisvai judėti bei erdvė nebūtų perpildyta. Taip pat, siekiant optimizuoti išlaidas, reikėtų apsvarstyti ir renginio dieną bei laiką. Neretai savaitgalio dienomis erdvių nuoma kainuoja brangiau nei darbo dienomis, todėl, jei norite sutaupyti, rinkitės šiokiadienius. Galiausiai, nepamirškite, jog į renginio vietos kainą gali būti neįskaičiuoti papildomi mokesčiai, tokie kaip dekoras, maitinimas, apsauga, valymas ar kita. Dėl to iš anksto apie juos pasiteiraukite, kad galėtumėte geriau planuoti būsimas išlaidas.
Įrangos nuoma ar pirkimas – ką rinktis?
Nepriklausomai nuo to, kokį renginį organizuojate – gimtadienį, vestuves, krikštynas ar koncertą, jums greičiausiai reikės tam pritaikyto inventoriaus - pradedant nuo pastatomos scenos ir baigiant apšvietimo sprendimais ar stalais bei kėdėmis. Norint pasirūpinti šiais elementais, tikrai nebūtina jų pirkti, kur kas ekonomiškesnis sprendimas – juos išsinuomoti. Nuomodamiesi įrangą, išvengsite didelių išlaidų, susijusių su jos pirkimu. Gi ši įranga dažnai yra panaudojama vos vieną ar keletą kartų, dėl ko ji tikrai neatsipirks, jei ją įsigysite. Taip pat nuoma suteikia daugiau lankstumo, kadangi organizuojant kelis renginius, poreikiai gali pasikeisti. Nuomodamiesi inventorių, jį galite pritaikyti prie konkrečių renginio reikalavimų ir taip geriausiai išpildyti turimą viziją. Jei susidomėjote, Renginiopartneris.lt internetinė parduotuvė siūlo išties didelį palapinių, stalų, kėdžių, scenų, lempučių girliandų bei kito inventoriaus asortimentą, tad tikrai kiekvienas nesunkiai išsirinks, kokią įrangą norėtų išsinuomoti.
Pramogų planavimas – nusistatykite biudžetą
Pramogos yra neatsiejama renginių bei švenčių dalis. Tačiau, jei norite neperžengti nustatytų biudžeto rėžių, labai svarbu jas kruopščiai suplanuoti. Mažesniems susibūrimams neretai pakanka paprastesnių pramogų, kurios nekainuoja brangiai, tarkime, foninės muzikos, didžėjaus, šventės vedėjo ar lauko žaidimų. Tuo tarpu, didesniems renginiams, į kuriuos norisi pritraukti daugiau auditorijos, rekomenduojami gyvos muzikos atlikėjai. Be abejo, žinomiems atlikėjams neretai yra mokami labai dideli honorarai, todėl, jei norite sutaupyti, paieškokite naujų, dar neatrastų talentų, kurie galėtų surengti aukštos kokybės pasirodymą už gana priimtiną kainą.
Nepamirškite išlaidų maistui ir gėrimams
Galiausiai, jei šventėje ar renginyje norite pasirūpinti ir svečių ar dalyvių maitinimu, turėkite omenyje, jog tai sudaro nemažą išlaidų dalį. Norint jas apskaičiuoti, reikėtų nusistatyti aiškų žmonių skaičių ir maitinimo paslaugų rūšį, kurią norite teikti. Bufetai neretai yra ekonomiškesnis pasirinkimas nei trijų patiekalų vakarienės, kadangi jiems aptarnauti reikalinga kur kas mažiau personalo. Kalbant apie gėrimus, galimi keli pasirinkimai: atviras baras arba nustatytas maksimalus gėrimų skaičius vienam asmeniui. Kurį iš šių variantų rinktis, priklauso nuo jūsų turimų norų ir biudžeto. Natūralu, jog atviras baras kainuos brangiau, tačiau taip pat leis svečiams labiau atsipalaiduoti. Dar vienas populiarus pasirinkimas, organizuojant miesto renginius, koncertus ar kita – maisto vagonėliai, iš kurių žmonės gali patys įsigyti norimą maistą bei gėrimus. Toks sprendimas yra labai geras, jei dalyvių skaičius labai didelis ir nėra numatytas biudžetas jų maitinimui.